ある世界的小売業者のオフプライスストアは、有名ブランドの掘り出し物を割引価格で手に入れようとする買い物客の間で人気です。顧客と同様に買い物上手な同社の購入担当者は、何千社ものベンダーからユニークなアイテムを調達しています。ベンダーから同社に送られてくる請求書は書式が多岐にわたるため、従業員は請求書ごとに手動で確認しなければならず、このことが支払いの遅延につながっていました。請求書の処理をスピードアップするため、同社はSS&C Blue Prismを使用しているデジタルワーカーを対象にSS&C | Blue Prism® Decipher IDPを導入しました。

課題

同社は9か国で4,700店舗を展開し、毎週12,000社以上のベンダーから、数百種類に及ぶ請求書テンプレートを使った数千件の請求書を受け取っています。請求書はさまざまな形式と言語で提出されるため、30人の従業員からなるチームは、請求書を支払処理のために経理部門に渡す前に、請求書を一つずつ手作業で確認する必要があり、従業員がこの量を処理するのは困難でした。ベンダーは支払いを待たされることが多く、同社と主要パートナーとの関係にも影響していました。請求書が複雑なために間違いが起こりやすく、また、反復的な作業は従業員の満足度低下を招いていました。

ソリューション

同社はすでに、SS&C Blue Prismのデジタルワークフォースを160の業務プロセスに全社規模で導入していました。ベンダー請求書の支払処理を効率化するため、インテリジェント文書処理（IDP）ツールであるDecipherをRPAツールキットに追加しました。 

同社の中央メールボックスに届いた請求書は中央リポジトリに置かれます。デジタルワーカーはそれを取得して、Decipherに送信します。Decipherが請求書を読み取ると、データを解釈し、事前定義されたルールとデータリストに照らして検証します。Decipherは機械学習（ML）を経由して、各請求書テンプレートを認識し、重要なデータを抽出します。

次に、デジタルワーカーは標準化されたファイルを取得し、他のシステムからの情報と組み合わせて、請求書の正確性と監査適合性を確認するためのチェックを実行します。請求書が検証されると、デジタルワーカーがそれを支払処理システムに送信し、ベンダーへの最終的な支払いが行われます。

デジタルワーカーのおかげで、この小売業者は毎週7,000件近くの請求書を迅速に処理し、さまざまな請求書形式、言語、税金要件を簡単に分類できるようになりました。手作業による誤りは実質的に排除され、データ精度は98%に達しています。支払いの待ち時間も短縮され、新しいエンドツーエンドのソリューションは以前のプロセスより2.5倍スピードアップしました。従業員のスキルが向上したため、ベンダーと直接連絡を取り合って、より複雑な請求処理の問題を解決するなどの作業を行えるようになりました。同社は、デジタルワーカーをカスタマーサポート、財務、人事、IT、運用、サプライチェーンの各チームに配備することで、インテリジェントオートメーション機能を拡大し続けています。