世界的に事業展開する空調メーカーは100年以上にわたり、HVACソリューションを提供しています。

同社では、常に変わり続ける事業環境に対してより俊敏に対応し、戦略的に価値を高めることを可能にするモダンなテクノロジーの導入を検討していました。

管理当局の方針により、基準を満たさない旧モデルを廃止し、より効率的なモデルに移行することが義務付けられたことで、課題解決の緊急度が高まりました。
同社では、その課題解決に、デジタルワーカーを活用し、途方もないタスクを簡単に解決できるようにしました。

課題

米国エネルギー省は、国内で製造および販売される製品の効率を規制しています。新しい規制が公布されると、すべてのメーカーは基準を満たす新モデルを設計、製造に取り掛かる一方で、旧モデルの製品を段階的に入れ替えていかなければなりません。

このプロセスは、調達、エンジニアリング、製造、財務などHVAC製品に関わるすべての業務部門に影響します。
メーカーとその販売代理店は、期日を過ぎて販売できなくなる製品を在庫しないようにするために、正確なタイミングと効果的な在庫管理により製品モデルを効率的に入れ替えなければなりません。

20人以上を超える従業員が、販売代理店の顧客アカウントを確認し、旧モデルから新モデルへの入替が完了しているかどうかの連絡やいつ頃に新モデルを準備するか判断する業務を行っていました。
また、移行の準備が完了した顧客からERPシステムに情報を登録する作業も行っていました。

しかも、対象は一商品だけではなく、10,000を超える商品を対象にしていました。新しい規制が施行されていくなかで、同社はより効率的な解決方法を必要としていました。

ソリューション

同社はSS&C Blue PrismのパートナーであるEYと緊密に連携し、インテリジェント オートメーションのプロジェクトを開始して、2年強で、それまでは3つしかなかった自動化の対象業務を150以上の業務プロセスまで展開しました。
自動化のプロジェクトチームはSS&C Blue Prismのデジタルワーカーが旧モデルから新モデルへの移行管理に最適であることを認識していました。

彼らは、従業員とデジタルワーカーが情報に基づいた管理を行えるように、情報を集約して管理するレポジトリを作成しました。

従業員はこのデータを参照するだけで、旧モデルと新モデルの入替状況を確認できます。在庫確認を完了すると、デジタルワーカーはERPシステムにログインして、旧モデルによる出荷を停止し、新モデルの出荷に切り替えます。

別のデジタルワーカーは、既に受注済みで出荷待ちの注文を確認し、新モデルに移行できるかどうかを確認しています。
顧客の在庫数が一定まで下がるとデジタルワーカーは顧客に連絡して、ポータルサイトを経由して新モデルを注文するか、顧客問合せ窓口への相談を促します。
デジタルワーカーは、顧客から新モデルの注文を受け付けるとERPシステムの情報を更新するため、従業員がトランザクションの切替に関与する必要はありません。

これまでのところ、業務プロセスの自動化により、従業員の作業工数は35%削減されました。
従業員は顧客に対応できる時間も増え、製品の改良に参加できるようになりました。
また、追加雇用することなく在庫ローテーションを迅速化し、政府の規制に対しても直ぐに対応できるようになりました。