マニトバ州の130万人の住民は、不動産取引を正確かつ効率化するTeranet社に期待しています。
同社はマニトバ州政府に代わり、土地及び不動産の登録サービスを運営しており、それには州内すべての不動産取引のエンド・ツー・エンドの文書処理も含まれています。

同社は、インテリジェント オートメーションとOCRツールである ParaScriptを統合して、手書きされた非構造化データを含む複雑な書類の検証を自動化させることに成功しました。
業界をリードする革新的な取り組みは2023年のSS&C Blue Prism Customer Excellence Award for Innovation Brillianceとして選出されています。

課題

マニトバ州では、不動産取引が開始されると、住宅用、商業用または土地取得のみのいずれの取引であっても、書類に記入し、検証された内容を政府に提出する必要があります。

書類には、その取引に関する買い手と売り手、法定代理人の情報が記載された署名欄が含まれており、通常は手書きにより署名されています。平均20ページから構成されたスマートPDFの書類の内、７ページに20の記入項目があります。

これらの書類は複雑であり、常に２人の従業員が段階的な検証作業を行っていましたが、一つの書類につき、作業完了までに3～4日の時間を必要としていました。

記入内容は完全かつ正確でなければならず、不備がある場合はシステムに登録ができないこともあります。また、処理量が増加すると、2名では対応できなくなるため、臨時の従業員を採用して対応していましたが、新たな採用と業務トレーニングを繰り返さなければなりませんでした。他にも登録ミスが発生し、取引全体の30%において、やり直しが発生するなどの課題がありました。

ソリューション

Teranet社は、この複雑な検証業務を自動化するために、インテリジェント オートメーションとOCRを活用した統合ソリューションを開発しました。OCRエンジンを介して、スマートPDF内に手書き入力された非構造化データを抽出し、SS&C Blue Prismのデジタルワーカーに渡すことで、検証業務を完了するエンド・ツー・エンドの自動化を実現しました。

現在、すべての申請書類の内、40%が人の介在なしで処理されています。残りは、従業員が確認した後に、デジタルワーカーに渡されます。

この自動化により、書類の検証業務において8,000時間相当の業務時間を還元し、従来の半分の人員で処理できるようになりました。従業員は他の業務やプロジェクトに対応できるようになったことで、バックログが解消されました。多い時には倍近くまで増加することもあった処理量の変動にも対応できるようになっています。臨時の従業員採用と業務トレーニングを急ぐ必要もなくなったことで、150,000カナダドル以上のコストを削減しました。

このソリューションは、Teranet社の従業員だけでなく、不動産取引を行う顧客体験も改善しています。書類をエラーなく、しかも迅速に処理できるようになったことで、不動産売買をより早く取引できるようになりました。それまで不動産取引の完了には3～4日を要していましたが、75%短縮されて、1日で完了できるようになりました。

このソリューションは、正確性と能力を高め、各取引の処理時間を短縮することで、買い手と売り手、弁護士、不動産仲介業者、金融機関を含むすべての関係者に価値を提供しています。