デジタルワークフォースによる効率化

PILOTやFLYING Jは北米最大規模のトラベルセンターです。750あるトラベルセンターでは、毎日130万人のドライバーやトラック運転手に給油・休憩施設・設備やファーストフードなどのサービスを提供しています。各センターには、サービスを提供する複数のサプライヤーが常駐していますが、各センターの運営責任者は各サプライヤーに支払うための請求書データの入力に追われ、施設を訪れたゲストに対応するための十分な時間を取ることができませんでした。

そこで、期日どおりにサプライヤーへの支払いを行うために、同社はインテリジェント オートメーションを導入しました。

課題

PILOT COMPANY社のトラベルセンターは「すべてのセンターにおいて、快適さと気配り、笑顔で人々と場所をつなぐ」ことを掲げています。各センターは、ゲストに優れたサービスを提供することを目指していますが、多くの時間を事務処理に割かれてしまい、直接店頭に立てるような状況にはありませんでした。また、サプライヤーから届く請求書は、手作業のデータ入力が必要で時間が掛かるだけでなく、支払い状況の報告書をまとめるためにはさらに別で時間を必要としていました。さらに、従業員は期日に間に合わせるために残業しなければならないことも多く、しばしば支払期日を過ぎてしまうことも発生していました。

トラベルセンター従業員は、データを正確に取得して、未処理や残務を処理するための支援と洗練されたプロセス改善を必要としていました。

ソリューション

サプライヤーへの支払いを支援するために、SS&C Blue Prismのデジタルワーカーが導入されました。ERPシステムへの請求書と支払いのデータの入力は、OCRのスキルを追加したデジタルワーカーによって自動化されました。

デジタルワーカーは、OCRエンジンを活用してサプライヤーから届く請求書を読み込んで、それぞれの項目を識別します。次にデジタルワーカーは、PILOT COMPANY社のデータベースに詳細情報を登録します。関連するデータとフォーマットを取得し、SAP Concurにサプライヤーへの支払い情報を登録・送信します。これらの自動化により、従業員は請求書の処理に費やしていた時間を、ゲストへの対応に割り当てることができるようになりました。加えて、支払い先や内訳が整えられたデータを容易に出力できるようになったことで、報告書作成も改善されました。

請求書処理の自動化プロジェクトが成功した後、同社では組織全体に自動化を展開しています。従業員の満足度と効率性を高めるために、自動化の展開を推し進め、これまでに売場、人事、法務、財務、販売、価格設定などにおいて自動化が適用されています。SS&C Blue Prism Cloud により、よりすばやく自動化を拡張できるようになったことで、信頼性が高まっただけでなく、余分や重複の低減化、全社でのコスト削減を実現しています。

今後は、対象業務を絞ったプロセスマイニングを行うことにより、より投資収益率の高い自動化の展開を計画しています。