ニュージーランドのハットバレー地区保健局（Hutt Valley District Health Board: HVDHB)は、10万人以上の住民に医療サービスを提供しています。

ハット バレー地区は、今後数年間で人口の減少と住民の高齢化が進むことが予想されています。HVDHBでは、長期的な健康管理を必要とする患者の増加が予想されるため、患者体験とケア品質の向上、スタッフの作業負担を軽減するソリューションを迅速に開発したいと考えていました。その実現に向けて、SS&C Blue Prismのパートナーに相談し、デジタルワーカーの導入を決定しました。

課題

多くの医療機関と同様に、HVDHBもスタッフのリソースが限られるなか、より高いレベルの臨床・管理サービスの提供が求められています。そのような背景のなか、HVDHBでは繰り返し行われる繁雑な業務に対応するスタッフの負担を軽減することを目指しました。

大量の手作業が発生していた業務の一つに重要な電子紹介状（eリファラル）作成プロセスがありました。

地区の開業医が患者を専門医に紹介する場合、患者管理システムでeリファラルを作成します。臨床管理者は、それらを収集し、HVDHBにある2つの主要なシステム（ConcertoとWebPAS）への登録を手動で完了させる必要がありました。
さらに複雑なことに、人手によって行われるこの業務プロセスには37にわたる個別の操作が必要であり、臨床管理者がeリファラルの登録を完了させるまでに1件当たり平均7.5分もの時間を費やしていました。

また、登録を完了した後も、臨床管理者はWebPASにアクセスして、患者と専門医へのレターを作成・送信しなければなりません。臨床管理者は、このプロセスを完了させるためにさらに5分ほどの時間を必要としていました。HVDHBは、毎年約18,000件のeリファラルを受け付けていることもあり、スタッフをデータ入力作業から解放して、患者体験の改善に集中できるようにする新しいソリューションを必要としていました。

ソリューション

HVDHBは、SS&C Blue Prismのパートナーにデジタルワーカーの導入とeリファラルの登録管理の自動化を相談しました。

現在、デジタルワーカーはConcertoからeリファラルを収集し、登録までを自動的に完了させています。

デジタルワーカーは、毎日午後6時になると対象のシステムにアクセスして、未登録のeリファラルの検索、検証を完了し、人口統計データを更新して、システムへの記録まで行います。
処理の途中で、不完全な情報や正確でない情報を検出した時は、デジタルワーカーからスタッフに通知して、調査を依頼します。
一連のeリファラルが適切に登録されると、デジタルワーカーはすべてのシステムからログオフして、専門医と患者への紹介状を作成します。

デジタルワーカーによる自動化によって、これまでに36,639時間以上をスタッフに還元しています。業務から解放されたスタッフは患者のケアと臨床転帰に集中できるようになりました。eリファラルの登録と管理の品質と精度は向上し、人為的なエラーの発生がなくなっただけでなく、規制要件にも準拠できるようになりました。
さらに、新たに利用できるようになったデータを分析することで、レポートの品質とガバナンスが向上し、運営業務の透明性を高める成果も得られました。

HVDHBのeリファラル関連プロセスの自動化成功を基に、新たに4つの地区保健局においてもデジタルワーカーによるeリファラルの自動化が採用されました。
地区保健局において、インテリジェント オートメーションを展開する様々な方法が検討されています。